大学職員の1日!どんな仕事に時間使ってるの?

ここでは、大学職員の一日の仕事の流れについて書きました
どんな事に時間を使っているのかを見ていただけたらと思います。

 

6:30 起床

子ども(1歳半)の保育園送迎があるため、6:30までには起床。子どもが6時前に起きることもあるので、そうなると一緒に起きないといけない…眠い。


7:00 朝食・準備

妻が弁当用意(前日に作っておく。あとは詰めるだけ)して、ぼくは自分の朝食を食べつつ、子どもの朝食を食べさせます。1歳半でそろそろスプーンを使って自分で食べようとしてますが、まだ親が食べさせないと終わらない…。毎朝、時間との戦いです。子どもの保育園登園の準備と、自分の出勤準備をドタバタと進めます。ちなみに、ぼくは基本的にはスーツですが、部署とTPOによりカジュアルな服装(ジーパンとか)でもOKです。今年の夏は本当に暑かったですが、ほぼポロシャツとチノパンでした


8:45 出勤

家を出てからまず保育園に子どもを預けて、出勤します。車通勤がOKなので本当に楽です。子どもの送りはぼく、迎えは妻と分業体制になっています(笑)

なお、多くは9時始業のところが多いと思います。9時ギリギリに駆け込む人もいれば、8時前に来て新聞を読んだり、仕事を始めている人もいたりと、人によってバラバラです。

ただ、新人だから早く来てお茶を入れるなどの面倒なことはうちの大学ではないです。新人でも5分前に来る人もいます(笑)


9:00 業務開始

まずはメールチェックから。大学ではかなりの業務がメールで進められているため、チェックは入念に行っています。ぼくの仕事は、学内のみならず外部企業からの問い合わせや相談も入ってくるため、帰宅して翌朝には15通くらいのメールが溜まっています。まずはそのメールを捌くところから一日が始まります。


9:30 会議資料の作成・調整

大学はとくにかく会議が多いです。毎月定例のものが多く、これが事務職員を忙しくさせていると言っても過言ではないですね。教授会や委員会など、ぼくの所属する大学では、職員ひとりにつき、1つ以上の会議運営に携わっています。ただ、イチから作るというよりは、前例踏襲というか…去年の同じ月に開催された会議などを参考にして作ります。去年と変わったことがあれば、それを資料に反映させていくイメージです。担当の教員と相談をしながら作るのですが、企画や提案など盛り込むとしても、一度顔を合わせて全体的な相談をした後は、ほぼメールのやり取りで終わっています。レスポンスが遅いなど、スムーズに進まない時は電話などで相談したりします。忙しい教員になれば放置されるので注意が必要…


12:00 昼食休憩

ぼくは毎日妻作のお弁当を持ってきてデスクで食べています。そのほか、コンビニで買ってくる人もいれば、外に外食にいく人も多いです。大学の特徴としては、何といっても「学食」があります。安いですし、ボリュームもあるので、学食で食べる職員も多いです。しかし、4月5月など、新学期が始まった当初は、キャンパスに学生が溢れかえるので、学食も混みまくりです。(フライングで12時前に行く人もいますけど笑)昼食後は、読書や昼寝などして過ごしています。ジムなどで体を動かしている人もいます


13:00 定例会議

定期的に学内の連携会議が開催されます。知りたい情報や、他部署が今何をやっているかを知る機会なので、ぼくは積極的に参加しています。また、自分がPRしたいイベントなどの広報をお願いしたりと依頼できるので、良い場だと思い活用しています


14:00 出張

ぼくの所属する部署では、プロジェクトの関係企業とのミーティングなどで出張が多いです。(珍しいかと) 企業と大学が連携するケースでは、契約や分担など色々と決めていく必要があるので、その調整や整理を行います。最終的には、学内で調整をして稟議(決裁)を上げていくのですが、契約部署など学内との調整も必要になり、二転三転するのが大変なところです…


16:00  担当ミーティング

各自の事業の進捗を定期的(2週間に1回くらい)に報告します。部署によってやっているところとそうでないところがあります。うちの担当(係)は、係長の意向で係内の情報共有することを目的に開催されています。ただ、各自が思っている課題などを好き勝手に話すので、会議時間が長くなる時もある…


17:00 事務作業・メールチェック

出張記録(報告書)などの事務作業をこなします。文科省などへの提出書類をまとめたり、学内調整の資料を作ったりと、事務はやり出すと終わらないので、今日はここまでと決めて進めています。(明日以降もできる仕事は明日する!)

出張や打ち合わせで席をはずしている間にも、メールがどんどん入ってくるので、そのメールを捌いて今日の終わり(シメ)とします。


18:00  退社

基本的には、定時+30分以内 の退社を目標にしています。急ぎの用務がなければ、18時には毎日退社しています。周りの人も、遅くても19時くらいに帰っている人が多いですが、部署と時期によっては残業続きになるところもあります。

18:30には帰宅して家族そろって夕食(子どものご飯担当はぼく)。子どもを寝かしつけてそのまま21時までに寝てしまうこともあります…

 

いかがでしたでしょうか。
生保や銀行に勤めた大学の友人たちは、帰宅後も資格試験などの勉強をしたりと、本当に休む時間がないと嘆いていました・・・
その点、大学職員は自己啓発で何かやらない限りは、家でのんびりできるのでいいですよね⭐️

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